En la actualidad, las empresas que están constituidas por una serie de procesos organizados y estructurados en función de las necesidades internas y externas, logran ser más competitivas en el mercado, eficientes en sus procesos productivos y eficaces en el manejo de recursos, financieros, humanos y tecnológicos.
El desarrollo organizacional requiere de constantes cambios internos inherentes a la satisfacción del cliente y una correcta decisión de cambio, se basa en el análisis de los procesos organizacionales.
Un análisis de procesos nos permite comprender y entender los componentes que forman parte de los procesos de la organización y puede abarcar una evaluación de tiempos, costos, capacidades, calidad de procesos y entre otros que formen parte de la cadena de valor de la empresa.
Así que, para realizar un análisis de procesos es importante seguir los siguientes pasos:
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- Identificación de procesos estratégicos, negocio y de apoyo.
- Diseño de diagrama de procesos.
- Levantamiento del proceso – “AS IS”.
- Especificación de posibles puntos de mejora.
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Esto nos permite entender cómo se ejecutan las actividades dentro de la organización y comprobar el cumplimiento de los objetivos organizacionales.
Una correcta optimización, parte desde un adecuado análisis de procesos, en el que se tenga definido el objetivo de optimización, ya sea eliminar acciones que generen pérdidas de tiempo, minimizar recursos, reducir gastos innecesarios entre otros.
Es importante tener en cuenta que la optimización de un proceso no debe afectar su eficacia, sino por el contrario, debe mantener el cumplimiento de objetivos con menor uso de recursos posibles. La herramienta más común para la optimización de procesos es el Ciclo PHVA, el cual consiste en:
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- Planear: Determinación de parámetros de medición;
- Hacer: Implementación de los cambios y acciones necesarias;
- Verificar: Periodo de prueba, valoración de la efectividad de los cambios;
- Actuar: Ejecución de correcciones y/o modificaciones necesarias.
No obstante, al realizar una optimización de procesos esta debe ser controlada en todos sus componentes, especialmente en los puntos que hayan sido parte de un cambio. Un control adecuado se lleva acabo tomando las siguientes consideraciones:
| Preliminar: Antes de iniciar el proceso. Incluye la creación de políticas, procedimientos e instructivos para asegurar que la planificación se ejecute con control. |
| Concurrente: Aplicado durante la ejecución del proceso. Incluye la dirección, vigilancia y sincronización para que las actividades planificadas se lleven acabo bajo las condiciones requeridas. |
| Retroalimentación: Maneja la información generada por los resultados del control recurrente para corregir posibles alteraciones inherentes al proceso. |
Daniel Martínez – Analista de Procesos
Recuerda, si necesitas más información sobre este tema contáctanos al mail: d.martinez@uhyecuador.ec
Fecha: 2021-06-01